Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Einleitung

Wir sind dem Schutz der personenbezogenen Daten von Bewerberinnen und Bewerbern verpflichtet, die sich bei uns auf Stellen bewerben. Dieser Datenschutzhinweis für Bewerberinnen und Bewerber erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unseres Bewerbungs- und Auswahlverfahrens erheben, verwenden und schützen.

Dieser Hinweis gilt für alle Bewerberinnen und Bewerber, die sich auf Stellen bei der Multiverse Group Ltd (UK) und der Stackfuel GmbH (Deutschland) bewerben, einschließlich Angestellter und Auftragnehmer. Es handelt sich um einen einheitlichen Datenschutzhinweis, in dem länderspezifische Anforderungen an den entsprechenden Stellen klar gekennzeichnet sind. Sobald Sie Mitarbeiterin oder Mitarbeiter von Multiverse oder Stackfuel werden, gilt unser gesonderter Datenschutzhinweis für Mitarbeitende.

Die in diesem Hinweis verwendeten definierten Begriffe finden Sie am Ende dieses Dokuments.


1. Welche personenbezogenen Daten erheben wir über Sie?

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erheben wir Informationen über Sie, um Ihre Eignung für die Stelle zu beurteilen. Diese Informationen bezeichnen wir als "Personenbezogene Daten" und darunter fallen alle Informationen, die zur Identifizierung Ihrer Person verwendet werden können. Im Folgenden werden die personenbezogenen Daten beschrieben, die wir von Ihnen im Verlauf des Bewerbungsverfahrens erheben können.

Persönliche Angaben – Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum

Bewerbungsunterlagen – Lebenslauf, Anschreiben, LinkedIn-Profil (optional), Antworten auf Bewerbungsformulare, Qualifikationen und Zertifikate, Referenzen (nach Angebotserteilung), Gehaltsvorstellungen

Beurteilungsdaten – Gesprächsaufzeichnungen und Notizen, Testergebnisse, Beurteilungspunktzahlen, Feedback der Gesprächsführenden

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (optional) – Informationen zur Diversität und Inklusion (Alter, ethnische Zugehörigkeit, Behinderungsstatus, sexuelle Orientierung, Religion), Gesundheitsdaten für angemessene Vorkehrungen

Führungszeugnis (nur UK) – einfaches oder erweitertes Führungszeugnis, je nach Stelle

Arbeitsberechtigung – Bestätigung Ihrer Berechtigung, in Großbritannien, Deutschland oder dem jeweiligen Vertragsland zu arbeiten (Nachweise werden bei Beschäftigungsbeginn angefordert)

Kommunikationsaufzeichnungen – E-Mail-Korrespondenz


2. Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir erheben und verarbeiten Ihre Daten für die folgenden Zwecke im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren:

• Durchführung des Bewerbungsverfahrens: Prüfung von Bewerbungen, Durchführung von Gesprächen, Beurteilungen und Tests, Kommunikation mit Ihnen über Ihre Bewerbung, Treffung von Einstellungsentscheidungen, Einholung von Referenzen, Durchführung von Hintergrundprüfungen nach Angebotserteilung und vor Beschäftigungsbeginn (sofern erforderlich, z. B. Führungszeugnisse), Bereitstellung von Feedback
• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen: Durchführung von Arbeitsberechtigungsprüfungen, Einholung von Führungszeugnissen (sofern erforderlich), Einhaltung von Gleichstellungsgesetzen, Führen von Unterlagen für mögliche arbeitsrechtliche Streitigkeiten
• Angemessene Vorkehrungen: Vornahme notwendiger Anpassungen an unserem Bewerbungsverfahren, um Barrierefreiheit und Chancengleichheit zu gewährleisten
• Kandidaten-Leads: Wir können Ihre personenbezogenen Daten aus Drittquellen, wie z. B. LinkedIn, erheben, um Sie für geeignete Stellen in Betracht zu ziehen. In diesen Fällen der mittelbaren Erhebung werden wir Ihnen unsere Datenschutzinformationen zum frühestmöglichen Zeitpunkt und in jedem Fall innerhalb von 30 Tagen nach Aufnahme Ihrer Daten in unsere Systeme zukommen lassen.
• Zukünftige Möglichkeiten (Talent Pool): Mit Ihrer Einwilligung speichern wir Ihren Lebenslauf und Ihre Kontaktdaten in unserem Talent Pool, um Sie über geeignete zukünftige Stellen zu informieren. Diese Einwilligung gilt für zwei Jahre ab dem Zeitpunkt Ihrer Einwilligung. Danach werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen, um erneut Ihre Einwilligung einzuholen, sofern Sie in unserem Talent Pool verbleiben möchten. Wenn Sie keine erneute Einwilligung erteilen, werden Ihre Daten anonymisiert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

3. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Bewerbungsverfahren

Wir setzen KI-gestützte Tools zur Unterstützung unseres Bewerbungsverfahrens ein, darunter Ashby (für die Bewerberverwaltung und den Lebenslauf-Screening), Brighthire (für die Transkription und Analyse von Gesprächen) sowie weitere KI-Systeme zur Unterstützung bei der Bewerberbeurteilung. Diese Tools helfen uns dabei, Bewerbungen effizienter zu bearbeiten und geeignete Kandidatinnen und Kandidaten zu identifizieren. Alle KI-Ausgaben unterliegen jedoch einer sinnvollen menschlichen Überprüfung und Aufsicht. Unser Recruiting-Team prüft alle KI-generierten Empfehlungen und trifft in jeder Phase des Verfahrens eigenständige Entscheidungen.

Wenn Sie Fragen zum KI-Einsatz in Ihrem Bewerbungsverfahren haben, wenden Sie sich bitte an unser Datenschutz-Team unter datenschutz@stackfuel.com.


4. Unsere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir benötigen eine Rechtsgrundlage für die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir verarbeiten Ihre Daten auf der Grundlage von:

• Berechtigten Interessen: Um Ihre Eignung für die Stelle zu beurteilen, unser Bewerbungsverfahren zu verwalten und um unsere Bewerbungsverfahren besser zu verstehen, zu analysieren und zu verbessern.
• Rechtlicher Verpflichtung: Zur Einhaltung arbeitsrechtlicher Anforderungen, wie z. B. Arbeitsberechtigungsprüfungen.
• Einwilligung: Sofern Sie der Verarbeitung Ihrer Daten für bestimmte Zwecke zugestimmt haben, z. B. für die Speicherung Ihrer Daten für zukünftige Stellen.
• Für Bewerberinnen und Bewerber bei Stackfuel (Deutschland): § 26 Abs. 1 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Verarbeitung, die zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Für besondere Kategorien personenbezogener Daten stützen wir uns auf:

• Ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO): Sofern Sie ausdrücklich zugestimmt haben, Diversitätsinformationen oder Gesundheitsdaten für angemessene Vorkehrungen bereitzustellen.
• Arbeitsrechtliche Verpflichtungen (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO): Sofern die Verarbeitung für Zwecke des Arbeitsrechts, der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist.
• Für Deutschland: § 26 Abs. 3 BDSG in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, die für Beschäftigungszwecke erforderlich ist.

5. Mit wem teilen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir können Ihre personenbezogenen Daten mit folgenden Empfängern teilen:

• Interne Teams: Einstellungsverantwortliche, HR-Team, Mitglieder des Gesprächsgremiums sowie andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Multiverse, die am Bewerbungsverfahren beteiligt sind.
• Gesetzliche Anforderungen: Aufsichtsbehörden oder Strafverfolgungsbehörden, sofern gesetzlich vorgeschrieben.

Der Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten ist auf Personen beschränkt, die diese Informationen für Zwecke des Bewerbungsverfahrens benötigen.


6. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten je nach Ergebnis Ihrer Bewerbung für unterschiedliche Zeiträume:

• Erfolgreiche Bewerberinnen und Bewerber: Ihre Bewerbungsdaten werden in Ihre Personalakte übertragen und gemäß unserem Datenschutzhinweis für Mitarbeitende aufbewahrt.
• Nicht berücksichtigte Bewerberinnen und Bewerber: Wir bewahren Ihre Daten für 2 Jahre nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens auf, um etwaige Anfragen oder mögliche Klagen vor Arbeitsgerichten nach britischem Recht oder nach dem deutschen Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) bearbeiten zu können.

Wenn Sie keine erneute Einwilligung erteilen, werden Ihre Daten gelöscht oder anonymisiert.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden wir Ihre personenbezogenen Daten sicher löschen oder anonymisieren, sofern wir nicht gesetzlich verpflichtet sind, sie länger aufzubewahren.


7. Ihre Rechte

Sie haben verschiedene Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Auskunft: Anforderung einer Kopie der bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten.
• Berichtigung: Aufforderung an uns, unrichtige oder unvollständige Daten zu korrigieren.
• Löschung: Anforderung der Löschung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen.
• Einschränkung: Aufforderung an uns, die Verwendung Ihrer Daten einzuschränken.
• Widerspruch: Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns.
• Datenübertragbarkeit: Anforderung Ihrer Daten in einem portablen Format.
• Widerruf der Einwilligung: Sofern wir uns auf Ihre Einwilligung stützen, können Sie diese jederzeit widerrufen.

Um diese Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte an das Datenschutz-Team unter datenschutz@stackfuel.com.


8. Internationale Datenübermittlungen

Wir können Ihre personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des Vereinigten Königreichs und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, einschließlich in die Vereinigten Staaten, wo sich einige unserer Dienstleister (Auftragsverarbeiter) befinden. Bei der internationalen Übermittlung Ihrer Daten stellen wir sicher, dass geeignete Schutzmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten getroffen werden, darunter: der Data Privacy Framework, das britische International Data Transfer Agreement (IDTA) oder von der Europäischen Kommission genehmigte Standard-Datenschutzklauseln (EU SCCs) für Übermittlungen in Länder ohne Angemessenheitsbeschluss. Für Übermittlungen zwischen unseren britischen und europäischen Niederlassungen stützen wir uns auf den britischen Angemessenheitsbeschluss.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Liste der Auftragsverarbeiter: https://trust.multiverse.io/subprocessors


9. Wie sichern wir Ihre Daten?

Wir ergreifen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören sichere Speichersysteme, Zugriffskontrollen sowie Schulungen der Mitarbeitenden zu Datenschutz und Informationssicherheit.


10. Änderungen dieses Hinweises

Wir können diesen Datenschutzhinweis für Bewerberinnen und Bewerber von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden aktiven Bewerberinnen und Bewerbern vor Inkrafttreten der Änderungen mitgeteilt.


11. Kontaktmöglichkeiten

Bei Fragen zu diesem Hinweis oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an:

Für Multiverse Group Ltd (UK):
Datenschutzbeauftragter – privacy@multiverse.io

Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde beim Information Commissioner's Office (ICO) einzureichen, wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben. Die Kontaktdaten finden Sie unter ico.org.uk.

Für Stackfuel GmbH (Deutschland):
Datenschutzbeauftragter – datenschutz@stackfuel.com

Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der deutschen Aufsichtsbehörde einzureichen: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, Deutschland.


Definitionen

Verantwortlicher: Die Organisation, die bestimmt, wann, warum und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die eine bewerbende Person identifizieren oder die sich auf eine bewerbende Person beziehen und die wir (direkt oder indirekt) allein oder in Kombination mit anderen Merkmalen identifizieren können.

Verarbeitung: Jede Tätigkeit, bei der personenbezogene Daten verwendet werden, einschließlich Erhebung, Speicherung, Nutzung, Weitergabe oder Löschung.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Informationen, die die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, die Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung offenbaren.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.